Introdução
Mais do que uma alternativa “moderninha”, o ponto digital chegou para otimizar a rotina do Departamento Pessoal, evitar fraudes e erros, reduzir custos com aquisição e manutenção de relógios de ponto, além de facilitar a marcação do ponto para equipes externas, em home-office, por exemplo.
Ao longo da leitura, você vai entender que o ponto digital flexibiliza as formas de registro de jornada enquanto aumenta seu nível de confiabilidade.
As funcionalidades do ponto digital, que contam com tecnologias como a identificação biométrica, marcação móvel e offline, garantem à empresa um acompanhamento completo e em tempo real das jornadas de trabalho aumentando a eficiência e qualidade na gestão de pessoas. Saiba mais!
O que é?
O ponto eletrônico digital é um tipo de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) em forma de aplicativo ou via web. Em substituição aos sistemas manuais e mecânicos, já ultrapassados, esse tipo de solução registra os horários de entrada e saída, bem como o intervalo dos colaboradores de forma 100% digital e em nuvem. Essa tecnologia permite, inclusive, que a marcação de ponto seja feita de qualquer lugar ou até que seja limitada a uma área específica. Com essas, e outras características que abordaremos, tornam o ponto digital uma solução muito atrativa para as empresas que buscam otimizar rotinas, acompanhar a transformação digital e garantir eficiência operacional. Tudo dentro da lei, como deve ser!
Por que surgiu?
Acompanhar a jornada dos funcionários é fundamental, seja para identificar gargalos operacionais, seja para garantir o fechamento correto e seguro da folha de pagamento.
Livro ponto, planilhas de Excel e relógios de ponto mecânicos são opções ultrapassadas de fazer essa gestão, apesar de serem permitidos por lei, carregam uma série de desvantagens e escondem riscos de vulnerabilidade para as empresas, como:
- Informações incorretas
- Possibilidade de fraudes e erros
- Insegurança trabalhista e jurídica
- Demora e dificuldade para fechamento da folha de pagamento
- Desacordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
- Possibilidade única de registro: físico e presencial
Diante de tantos dificultadores, essas opções são realmente um “barato que pode sair muito caro”, sobretudo para as empresas sérias e comprometidas com a eficiência, segurança e transparência. Além disso, o retrabalho costuma ser uma tarefa muito comum na área, já que alguém do RH terá que conferir e corrigir todas as informações de ponto para fazer o fechamento da folha de pagamento. Por isso, se você pretende se proteger dessas dificuldades, recomendamos que avalie mudar para um sistema digital de ponto.
Qual é a lei do ponto eletronico digital?
A primeira lei sobre o uso de ponto eletrônico no Brasil foi publicada em 1989, depois disso houveram algumas mudanças na legislação. De lá para cá, muita coisa mudou especialmente porque os sistemas de controle manual e mecânico, como o livro de ponto e o relógio cartográfico, eram passíveis de fraude. Diante dessa situação, nem empregadores e nem trabalhadores se sentiam seguros. Empresas temiam que os funcionários burlassem os registros para receber hora extra ou até que um trabalhador marcasse ponto no lugar de outro atrasado ou ausente.
Por sua vez, trabalhadores temiam que o RH ou os empregadores mudassem os registros para não pagar as horas extras devidas, lesando-os de um direito garantido por lei. Com isso, novas soluções foram criadas tanto para corrigir falhas quanto para otimizar todo o processo de marcação de ponto. Consequentemente, novas legislações foram criadas.
Atualmente as empresas podem adotar até mesmo formas alternativas de registro, usando computadores e celulares, por exemplo. Tudo isso está previsto na legislação!
A Portaria 671 do Ministério do Trabalho, foi publicada em 2021 para regulamentar o uso do ponto eletrônico nas empresas, atualizando, unificando e substituindo as antigas portarias 1510 e 373. Além disso, determina todas as normas que deveriam ser seguidas pelas desenvolvedoras desses sistemas.
Segundo a Portaria, os sistemas alternativos de registro de ponto são permitidos, possibilitando que as empresas se adequem e flexibilizem a marcação de ponto para o trabalho remoto, por exemplo. Entretanto, as empresas precisam estar alinhadas com uma convenção ou acordo coletivo de trabalho que permita a adoção dos sistemas alternativos de marcação de ponto.
Se a sua empresa ainda não faz a gestão de ponto, cuidado! Você pode estar correndo sérios riscos trabalhistas. Aliás, se um fiscal da Secretaria do Trabalho visitar a empresa, pode receber um TAC, processos, ações trabalhistas ou multas! Afinal, por lei, qualquer empresa com 20 colaboradores ou mais precisa realizar o controle de jornada de trabalho.
Quem é obrigado a ter ponto eletronico?
Toda empresa com mais de 20 colaboradores é obrigada por lei a adotar algum sistema de controle de jornada, seja este o ponto eletrônico digital ou outro de sua preferência, desde que devidamente regulamentado.
Isso não significa que empresas menores não possam fazer o controle de jornada. A adoção de um sistema para essa finalidade permite que qualquer empresa faça o devido acompanhamento de horas extras, seja para garantir a remuneração correta ou para a gestão do banco de horas.
Com isso, a organização evita problemas decorrentes da falta de registro, como é o caso de falta de transparência e dúvidas quanto ao cálculo correto da remuneração. Algo que, além de prejudicar a relação da empresa com seu pessoal, pode resultar em processos trabalhistas.
Como o ponto é marcado e registrado?
O controle eletrônico digital existe em diferentes tipos e, por vezes, os desenvolvedores os combinam em uma só solução integrada, como no caso do Kairos da DIMEP. Em outras palavras, esse tipo de REP pode viabilizar a marcação de ponto feita de diferentes formas. Veja só:
Controle de ponto biométrico
O controle de ponto biométrico é aquele que utiliza a leitura biométrica para identificar as pessoas, realizar e validar a marcação de ponto.
Assim, não é preciso anotar nada em papel e nem digitar dados, apenas fazer a identificação por reconhecimento da digital ou facial para o sistema registrar quando cada marcação é feita.
A biometria baseada na impressão digital é mais comum e já amplamente conhecida, mas a identificação pela biometria facial tem se popularizado também, sobretudo no pós-pandemia.
Em ambos os casos, para que o processo funcione corretamente, o RH precisa cadastrar cada colaborador no sistema de ponto eletrônico em uso. Uma vez feito esse cadastro, a solução saberá como reconhecer e validar as marcações.
O interessante dessa solução é que a identificação biométrica é única e, portanto, impede fraudes na marcação, dando mais segurança para as duas partes; quem trabalha e quem emprega.
Controle de ponto online
O controle de ponto online, por sua vez, é o que permite que a marcação de ponto seja realizado por meio da internet, usando um programa especialmente desenvolvido para isso.
Com esse tipo de solução, o registro de jornada pode ser feito usando notebooks, computadores, tablets ou smartphones, com acesso por navegador web ou aplicativo.
O ponto online também pode contar com a identificação biométrica ou reconhecimento facial, além de outros recursos baseados na captação de dados do smartphone, como dia, horário e informações do GPS.
Esse tipo de solução se destaca pela automação de processos e pelo armazenamento de dados em nuvem, além da redução de possíveis fraudes e erros.
Controle de ponto móvel
Já o controle de ponto móvel é uma funcionalidade do ponto eletrônico digital que caracteriza o uso de aplicativos de controle de ponto em aparelhos móveis, como smartphones e tablets.
Com essa solução, a marcação de ponto também pode contar com as formas de identificação biométricas que já explicamos e com o GPS, mas com um adicional importante: embora use a internet, permite que os registros sejam feitos offline.
Sendo assim, a marcação de ponto móvel evita que algum colaborador externo ou remoto deixe de fazer suas marcações por falta de conexão, um problema comum a condutores profissionais em estradas sem sinal de internet.
Quando o registro é feito offline, o sistema do ponto mobile salva as informações como dia, horário e localização e, depois, com a conexão restabelecida, as envia para o sistema do controle eletrônico digital.
Dessa forma, a empresa pode fazer o devido acompanhamento de jornadas de forma segura e confiável.
Como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico?
Agora que você já entende melhor de tudo que envolve ponto eletrônico, desde a legislação vigente até as tecnologias embarcadas, surge a principal dúvida: como escolher a melhor solução de ponto para a minha empresa, aliando qualidade à custo-benefício?
Pesquisando, é natural que você se depare com muitos fabricantes, nacionais e internacionais. Mas, para acertar nessa decisão, é necessário que procure por aparelhos que respeitem a Portaria 671 do MTE e o INMETRO – além de identificar se o fornecedor tem capacidade de atualizar e manter o sistema no ar, funcionando, afinal: imagine em época de fechamento de folha de pagamento o sistema não estiver funcionando?
Em seguida, avalie a tecnologia embarcada no aparelho e o que é oferecido: a solução é completa, ou é apenas um Relógio de Ponto sem sistema? O software ou o relógio possui aberturas para integração com outros sistemas, com meu ERP, por exemplo? Lembre-se: esse é um tipo de investimento que não se troca sempre e, portanto, é importante acertar na hora de contratar um bom parceiro, priorizando a segurança e qualidade da solução.
A Exame conta com diversas aplicações e soluções pensadas para todo porte e segmento de empresa para facilitar a gestão de jornada dos colaboradores, além de automatizar processos do RH. Nosso DNA inovador está presente em oferecer a solução ideal para o seu perfil, de forma personalizada, contendo:
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